De bovenstaande vraag is zowel naïef als gemeen. Ze is namelijk bijzonder lastig te beantwoorden. Dat geldt zowel voor het vaststellen van de incidentele projectkosten (de uitvoeringskosten) als de structurele, elk jaar terugkerende kosten. Voor het eerste geldt dat alle schakels in het digitaliseringsproces bekend moeten zijn en voorzien van een kostenplaatje. Voor het tweede geldt dat er ondubbelzinnig inzicht moet zijn in de opslag-, hostings- en eventuele auteursrechterlijke kosten.

Om erfgoedinstellingen te assisteren de vraag “wat kost digitalisering” te beantwoorden heeft DEN in samenwerking met Erfgoed Nederland sinds juli 2009 gewerkt aan een erfgoedbreed te gebruiken Rekenmodel digitaliseringskosten. Een belangrijke inspiratiebron daarbij was het rekenmodel dat in 2008 is ontwikkeld door het Gelders Archief. Dit model scheidde duidelijk de structurele van de incidentele kosten. Deze scheiding is een belangrijk uitgangspunt geworden voor het nieuw te ontwikkelen rekenmodel. Omdat het nieuwe model erfgoedbreed bruikbaar moest zijn, bevat het, in vergelijking tot het Gelderse model dat is gemaakt vanuit archief perspectief, veel meer kostenposten. Deze detaillering is een van lastige aspecten van het rekenmodel. Want: wanneer wordt het te gedetailleerd en staat het de gebruiksvriendelijkheid in de weg? Daarom wordt er in de bijgevoegde handleiding de nodige nadruk gelegd op het feit dat niet alles hoeft te worden ingevuld. Hopelijk is dat afdoende.

Het rekenmodel is in de huidige vorm een spreadsheet. Het heeft daarmee alle voordelen (flexibiliteit) en nadelen (complexiteit, compabiliteitsproblemen tussen versies, niet erg fraai qua uiterlijk, moeilijk te gebruiken voor vergelijking) van een dergelijk bestand. Het idee is wel op termijn – wanneer het rekenmodel zich in de praktijk heeft bewezen en wanneer daar behoefte aan is – de spreadsheet om te bouwen tot een webapplicatie. Een dergelijke applicatie zal eenvoudiger zijn in het gebruik en onderlinge vergelijking en benchmarking sterk vereenvoudigen.

Het rekenmodel in de huidige vorm is ook (nog) beperkt tot stilstaand beeld. De aanpassing voor bijvoorbeeld data-entry of audio-visuele projecten volgt wellicht nog. In ieder geval is het eenieder vrij het model aan te passen naar eigen wens en die zo nodig verder te verspreiden. Sterker nog: DEN en Erfgoed Nederland zouden een dergelijk hergebruik van het model zeer waarderen en zullen dit, waar nodig en mogelijk, faciliteren.

Het spreadsheet-rekenmodel bestaat uit een groot aantal werkbladen (of “tabs”) die in meer of mindere mate staan voor de verschillende fases in een digitaliseringsproject. Het is echter geen noodzaak alle werkbladen in te vullen – sommige werkbladen zullen voor bepaalde projecten simpelweg niet relevant zijn.  Belangrijk is wel dat een aantal basisgegevens zijn ingevuld. Dit zijn om de benodigde opslag te kunnen berekenen: de hoeveelheden te digitaliseren materiaal, de (gemiddelde) afmetingen van de originelen, de resolutie en de bitdiepte (zwart, grijswaarden of kleur) waarmee wordt opgenomen en het bestandsformaat waarmee de afbeeldingen worden opgeslagen. Andere belangrijke basisgegevens zijn de loonschalen en de opslagkosten.

Die laatste categorie is natuurlijk ook gemeen: wanneer een instelling zelf de (archief en online) opslag heeft geregeld zal het bijzonder lastig zijn de precieze kosten (in het model uitgedrukt in TB per jaar) te achterhalen. DEN is daarom bezig te onderzoeken of het mogelijk en zinvol is een aanvullend rekenmodel te ontwikkelen die de kosten van digitale opslag inzichtelijk kan maken. Omdat bij opslag de uitgangspunten en variabelen natuurlijk enorm kunnen uiteenlopen, is dit een aardige hersenkraker.

Het rekenmodel zal, inclusief handleiding, medio eind maart/begin april beschikbaar komen op de DEN website. Wie niet kan wachten moet maar even contact opnemen met ondergetekende. Tenslotte houden wij ons ook aanbevolen voor kengetallen betreffende aantal meters versus hoeveelheid scans en bedragen die instellingen en leveranciers rekenen voor digitale opslag en hosting (gegevens die wij natuurlijk vertrouwelijk zullen behandelen).

Download het rekenmodel