“Beeldcollecties zijn het belangrijkst en geluid is een stiefkind”, concludeerde Kees Slager zijn onderzoek naar de gesteldheid van oral history (audio) materiaal bij provinciale erfgoedinstellingen. Als journalist, schrijver en oprichter van het VPRO-radioprogramma OVT, gaf hij op 27 mei 2010 de thematische inleiding bij de kick-off van het project Verteld Verleden.
Slager doelde met zijn opmerking op de vele audiobandjes die als ruw materiaal door bijvoorbeeld journalisten gebruikt zijn om tot een geschreven tekst te komen. Deze collecties sluimeren nu nog grotendeels in de archieven. Niemand die er gebruik van kan maken of zelfs maar weet wat er allemaal precies op staat. 

Het zou zonde, nee veel eerder een gemiste kans, als ik u nu hier snel navertelde wat iemand die sinds 1957 in de praktijk met oral history werkt, te vertellen heeft. Dat moet u zelf zien – en vooral horen. Daarin ligt juist de magie en de toegevoegde waarde van gesproken taal: je hoort de stiltes, de emotie en alles wat je niet zo maar in woorden kunt vatten.
Naar het motto “Bakker, eet je eigen brood” hebben de spraakherkennings-experts dan ook alle lezingen en presentaties van de bijeenkomst in één video online beschikbaar gesteld. Nee, het was niet nodig om van elke spreker een aparte video beschikbaar te stellen. En nee, u hoeft niet bang te zijn dat u voor een bepaalde sessie het hele filmpje vooraf moet kijken. In de video is namelijk een menu ingebed waarmee u met één klik naar de juiste plek gebracht wordt, waarna het fragment begint (zie de schermafdruk hieronder).

Kees Slager met links in beeld het transparante menu met hoofdstukken in het videoverslag. Door middel van een klik komt men naar de plek in de video waarop de gewenste presentatie staat.

Deze technologie zal ook in het eindproduct van het open platform voor oral history door de deelnemende instellingen gebruikt kunnen worden. De komende jaren zal het ontwikkelproject Verteld Verleden het gemeenschappelijk gedistribueerd toegankelijk maken van Nederlandse oral history collecties nog verder uitwerken. Vooral het bundelen en verspreiden van kennis en mogelijkheden op dit gebied – zodat alle verschijningsvormen van oral history beter ontsloten kunnen worden - staan centraal.

Technologische aspecten
Franciska de Jong van de Universiteit Twente en projectleider van het geralateerde CATCH project Access to Oral History (CHORAL) presenteerde het technologische perspectief. Ze legde kort de  drie verschillende manieren van spraakherkenning uit (HEAVY / LIGHT / LINK GENERATION FOR CROSS-MEDIA PRESENTATION), waarmee de Universiteit Twente in de afgelopen jaren ervaring heeft opgedaan of aan heeft meeonwikkeld. Ze onderstreepte dat in een open portaal als ‘Verteld Verleden’ het gebruik van open standaarden, open source en de noodzaak tot samenwerking met  collectiebeheerders en eindgebruikers van groot belang zijn.

You are what you share
Over harvesten, spraakherkenningstechnieken, indexeren, zoeken en de eisen aan de gebruikersinterface was al goed nagedacht, zo bleek uit de presentaties die in de middag door de projectdeelnemers gegeven werden. Dat het project moet aansluiten bij open standaarden is duidelijk. Alleen welke standaarden dat precies zullen zijn, moet nog worden vastgesteld. De gebruikersinterface (lees: de videoplayer) is in ieder geval al open source en beschikt over de mogelijkheid om materiaal niet alleen op de portal, maar ook op de homepage van de instelling of zelfs in sociale netwerken te embedden. Vooral over laatstgenoemde functionaliteit ben ik persoonlijk heel blij, want delen met je netwerk is zo helemaal van deze tijd. Ik zou niet meer zonder kunnen. Oftewel: You are what you share.

Spreken is zilver, ontsluiten is goud
‘Verteld Verleden’ heeft ook als doel duidelijke richtlijnen en best practices voor collectiebeheerders op te stellen, zodat ze zelf aan de slag kunnen met de nieuwe technologie. Opdat oral history in toekomst geen ondergeschoven kindje blijft en er nog vele schatten in de Nederlandse archieven ontdekt kunnen worden!

Maandag was ik te gast bij het Regionaal Archief Nijmegen(RAN). Het RAN wil meer gebruik maken van de mogelijkheden van het internet en organiseert een serie interne studiemiddagen om ideeën en kennis op te doen en daar onderling over te discussiëren. Gezamenlijk richtpunt: een RAN 2.0.

Voor de aftrap waren ook medewerkers van andere erfgoedinstellingen in Nijmegen uitgenodigd: de bibliotheek, de archeologische dienst, het museum. Prima idee natuurlijk, als je er vanuit gaat dat het maatschappelijk belang van erfgoed primair ligt in het versterken van de gemeenschap. De verschillende instellingen hebben kennis en collecties die betekenis hebben voor Nijmegen en omgeving en dat is ook de reden waarom de lokale overheid de erfgoedorganisaties ondersteunt.

Om het gezelschap te inspireren waren sprekers van buiten gevraagd: Martijn Stevens over musea, Christian van der Ven over (andere) archieven en ikzelf over bibliotheken. De presentaties van Christian en mijzelf zijn gepubliceerd op de blog van het RAN, een eerste 2.0 instrument.

Aan het einde van mijn verhaal, raakte ik ook nog kort aan het belang van businessmodellen als hulpmiddel om organisatieveranderingen te stimuleren én om de nieuwe dienstverlening onderhoudbaar te maken. Alle aanwezigen hadden een zelf ingebonden exemplaar (de eerste druk is uitverkocht) van de publicatie ‘Business Model Innovatie Cultureel Erfgoed’ gekregen en ik vermoed dat een aantal het ook echt gelezen hadden.

Met de aandacht voor nut en noodzaak van businessmodel innovatie richtte ik mij toch in eerste instantie op het management van RAN en de andere aanwezige instellingen. Voor de anderen is het veel effectiever om toch vooral creatief te zijn en die creativiteit vervolgens gezamenlijk in te passen in een digitale strategie: ‘Waar willen we als regionaal archief in Nijmegen naartoe?’

Opvallend vond ik dan ook dat het Informatieplan van het RAN (looptijd 2008-2011) geen rol speelde tijdens de bijeenkomst. Terwijl in het informatieplan toch al een digitale strategie is vastgelegd. Is die dan achterhaald? Is het plan vergeten? Of is het gewoon ondoenlijk om ik deze dynamische wereld iets zinnig te zeggen over de toekomst?

Aan creativiteit geen gebrek. Projectleider Ernest Verhees lanceerde het idee om elke dag de actualiteit in de Gelderlander te relateren aan materiaal in het archief. Prima! Maar welke strategische doelen worden daarmee gediend: bekendheid voor het archief? Voor de collectie? Meer hits op de website? Verkoop van reproducties van foto’s van historisch Nijmegen? Maak het expliciet en meet het.

Verder denkend kwam ik al gauw op waardecreatie. Is de verdieping interessant voor de lezer van De Gelderlander? Zo ja, dan wordt website van De Gelderland door de referenties naar het archief meer waard. In dat geval kunnen journalisten wellicht initieel bepalen of hun artikelen zich lenen voor historische contextualisering. Misschien met een beetje instructie door iemand van het archief kunnen ze ook al een eerste selectie maken van interessante verwijzingen in de beeldbank van het archief. Dat zou het archief heel veel werk besparen en een nieuwe ‘heavy user’ voor de beeldbank opleveren.

Partners, efficiency, opbrengsten, doelgroepen, hmmm… dat klinkt toch wel weer erg als businessmodellen.

Europeana heeft eindelijk haar Public Domain Charter gepubliceerd (alweer twee weken geleden). Het heeft geruime tijd op zich laten wachten omdat het document veel discussie opriep, met name bij de musea. Maar nu is het er dan toch. Persoonlijk ben ik erg blij dat er in Europa hard gewerkt wordt aan het concept “public domain/publiek domein”, door Europeana’s Charter, maar ook door het Europese Thematic Network Communia dat een Public Domain Manifesto heeft geschreven. Het Charter is voor een groot deel op dit Manifesto gebaseerd.

Wat is public domain/publiek domein?
Het concept Public domain wordt door Communia en Europeana toegepast op, (digitaal) Cultureel Erfgoed dat:

• niet meer onder auteurswetgeving valt, omdat de termijn (70 jaar na overlijden rechthebbende) is verstreken
• vanwege zijn aard, bijv. overheidsinformatie, valt onder Public Domain/Publiek domein en openbaar toegankelijk is/moet zijn.

Waar gaat de discussie over?
Er bestaat onder erfgoedinstellingen een zekere terughoudendheid en wellicht ook angst dat Public Domain/Publiek Domein betekent dat zij hun digitale collecties gratis en voor niets moeten weggeven aan wie maar wil, dat derden dit commercieel kunnen/zullen exploiteren en dat instellingen hun eigen inkomsten uit verkoop van (hi-res) digitaal materiaal zullen verliezen.
Deze discussie raakt ook aan innovatie van businessmodellen van instellingen.

In het Charter van Europeana staat dan ook expliciet opgenomen dat het niet bedoeld is om instellingen commerciële exploitatie van publiek domein materiaal te bemoeilijken. Een mogelijkheid is bijv. alleen lo-res materiaal beschikbaar te stellen voor openbare toegankelijkheid en hi-res materiaal te verkopen. De discussie over eventueel verlies van inkomsten wordt bemoeilijkt door ontbrekende cijfers over hoeveel inkomsten instellingen overhouden aan de verkoop van digitaal materiaal. De mensen die ik erover spreek geven meestal aan dat het “peanuts” is.

In de VS waar het concept Public Domain veel sterker leeft is al veel aandacht besteed aan gebruikersvoorwaarden/licenties. Een voorbeeld hiervan zijn de user guidelines van NASA die een onderscheid maken tussen commercieel en niet-commercieel (her)gebruik. Bij deze wil ik instellingen oproepen een reactie achter te laten!

Waarom een Charter en een Manifesto?
Waarom maken mensen zich toch zo druk over Publiek Domein? Het Charter en het Manifest zijn beide geschreven vanuit het perspectief dat het uitermate belangrijk is voor onze maatschappij – de burgers, onderwijs en wetenschap, kortom de kenniseconomie en kennismaatschappij – dat de bronnen waarop onze maatschappij is gegrondvest zo breed mogelijk toegankelijk zijn. Ons gezamenlijk verleden en cultuur, bewaard door de “memory institutions” moet geraadpleegd kunnen worden.

Dit kan binnen de muren van de instelling, maar het internet is voor de meesten tegenwoordig de belangrijkste bron van informatie. Cultureel erfgoed moet gevonden worden. Dit kan op de eigen website van de instelling, maar dit kan ook binnen grote portals als bijv. Europeana of Wikipedia/media die voor een bredere verspreiding kunnen zorgen.

Het Charter & het Manifesto zijn bedoeld om het debat op gang te brengen. Ik hoop van harte dat het gebeurt!

Voor cultuurhistorisch onderzoek zijn tijdschriften van historische verenigingen, heemkundekringen en archeologische werkgroepen een belangrijke bron van informatie. Het vinden van bruikbare artikelen binnen de vaak zeer diverse en doorgaans slechts in kleine kring verspreide media, stelt onderzoekers echter wel voortdurend op de proef.

Sabine, oftewel Stichts Bibliografisch Netwerk Utrecht, heeft zich tot doel gesteld om zo’n 3500 artikelen uit tijdschriften van historische verenigingen en stichtingen die actief zijn in de provincie Utrecht te digitaliseren en doorzoekbaar te maken.

De 3500 artikelen worden toegevoegd aan de bibliografische internet-database waarin reeds 40.000 titels zijn opgenomen van publicaties die de Utrechtse cultuur en geschiedenis behandelen.

Op 15 december jongsleden was ondergetekende te gast op het Noord-Hollands archief te Haarlem om de studiedag ‘Verbeter samen de (digitale) dienstverlening’ (georganiseerd door de archievenbranchevereniging BRAIN) bij te wonen. Van al het lovenswaardige en belangwekkende dat op die dag voorbij kwam (zie uitgebreid verslag), wil ik op deze plaats slechts één opvallende observatie optekenen.

In de context van een werkgroepsessie over kennis van ICT in het archievenveld deed Daan Hertogs, directeur van het Stadsarchief Breda namelijk een opvallende uitspraak. De werkgroepsessie had als specifiek onderwerp de in 2009 door Research voor Beleid (in opdracht van Erfgoed Nederland) uitgevoerde Kwalitatieve Monitor ICT-deskundigheid. In de monitor zijn onder andere de behoeften op ICT gebied van archieven geïnventariseerd. Een belangrijke wens van de archieven bestaat er uit dat ICT kennis beter toegankelijk is en dat er vraagbaak bestaat waar men terecht kan met vragen op dit gebied. Natuurlijk wees ik er als bevlogen DEN medewerker op dat de DEN website (ICT-register, DE BASIS en de themadossiers) in ieder geval deels aan deze wens tegemoet kan komen.

De heer Hertogs gaf echter aan dat het probleem veel verder strekt dan gebrekkig kennismanagement. De overgang van een papieren naar een digitaal (e-)archief is dermate groot dat de kleinere archieven, hoeveel stukken er ook worden gelezen en hoeveel kennis er ook wordt bijgespijkerd en eventueel ingehuurd, het niet zullen gaan bolwerken. Zijn voorspelling was dat er van de 150 archiefinstellingen nu, er in 10 jaar nog slechts 30 zullen overblijven.

Waar bestaan die uitdagingen van een e-archief nu eigenlijk uit? Een poging tot inventarisatie:

• Het meedenken over, en faciliteren van de archivering van de e-overheid;
• In samenhang daarmee, de inrichting van een e-depot die naadloos aansluit bij de informatiestromen van de e-overheid én die van het archief zelf;
• De digitalisering en duurzame digitale ontsluiting van (een selectie van) de eigen collecties;
• Het inrichten van toegankelijke, attractieve en interactieve webdiensten voor verschillende doelgroepen die, zo nodig, op hoger aggregatieniveau ook toegankelijk zijn;
• Het ontwikkelen van beleid op alle bovenstaande gebieden.

De mogelijkheid dat dit alles in kleinere archieven kan worden uitgevoerd lijkt niet erg waarschijnlijk. De vraag die daar op volgt: moeten er dus alleen grote archiefeenheden overblijven of zijn er andere oplossingen denkbaar? Een aantal mogelijke scenario’s:

• Het (deels) onderbrengen van het e-archief op een hoger (regionaal, provinciaal of anderszins) niveau waarbij het fysieke archief nog slechts fungeert als een “front office”
• Het onderbrengen van het e-archief bij de e-overheid (lees gemeente, provincie, anderszins) waarbij het archief alleen nog een archiefinspectie rol vervult
• Het onderbrengen van het e-archief bij de e-overheid (lees gemeente, provincie, anderszins) waarbij de desbetreffende overheid zelf de archiefinspectie inhuurt

Bij deze scenario’s dringt zich eigenlijk nog een veel wezenlijker vraag op. Is er in het zicht van digitale informatievoorziening van de overheid nog wel een separate organisatie als een archief nodig? Wanneer overheden zelf kunnen voldoen aan hun archiefverplichting en daar op worden gecontroleerd door onafhankelijke inspecteurs (in dienst stad, provincie, rijk?) wat is dan nog de rol van het archief? Het beheren en ontsluiten van de eigen papieren en eventueel gedigitaliseerde historische collecties (op zich natuurlijk een heel waardevolle taak)? Is het idee van de fysieke overdracht van het statische en/of semi-statisch archief naar het archief nog wel het model van de toekomst? Zal het archiveren van de toekomst niet simpelweg een extra taak zijn van de ICT-afdeling?

Dit laatste is, voor archieven, misschien een al te somber scenario. Rens Frommé, de organisator van de BRAIN studiedag, schetste op het slot van de dag een gloedvol beeld van een intensief samenwerkend archiefveld waarin de (kleinere) archiefinstellingen wel degelijk een rol van betekenis zouden kunnen blijven spelen. Hoe het ook zij, in ieder geval duidelijk is, dat de rol van archieven in de toekomst een andere zal zijn en dat die rol zal moeten worden bevochten.

Verweesde werken zijn werken waarvan de maker/auteur/rechthebbende niet bekend is of niet te achterhalen is. Het kan dat de maker anoniem is, het kan zijn het adres (of dat van de erven) niet te achterhalen valt. Maar strikt genomen vallen deze werken onder het auteursrecht en dat geldt tot 70 jaar na de dood van de maker.

Bibliotheken, musea en archieven hebben veel verweesde werken in hun collectie. Dit kunnen bijvoorbeeld foto’s of objecten zijn die in het verleden door particulieren zijn geschonken aan het museum of archief. De reden waarom mensen, dit hebben geschonken is (hoogstwaarschijnlijk) dat zij hopen dat het museum of archief het materiaal bewaard en beschikbaar maakt voor onderzoek, wellicht ook tentoonstelt. Bibliotheken, musea en archieven hebben door de vele mogelijkheden van het internet nu ook de waarde ontdekt voor het publiek van dit soort collecties en willen ze graag openbaar maken.

Maar dan is het, volgens een strenge interpretatie van de auteurswet, een problematisch verweesd werk geworden. En moeten erfgoedinstellingen op zoek naar de rechthebbenden. De speurtocht naar rechthebbenden wordt de Due Diligence Search genoemd. De rechthebbenden zijn in veel gevallen niet te achterhalen (blijkt soms na een uitputtende zoektocht die erfgoedinstellingen zelfs langs de bejaardenhuizen voert). Als de rechthebbenden wel gevonden worden, zijn ze voor het overgrote deel blij met openbaarmaking.

Dit betreft particuliere schenkingen, maar het kunnen bijvoorbeeld ook boeken of tijdschriften zijn uit het begin van de 20e eeuw. Het boek is geen commercieel succes geworden, de auteur valt niet te achterhalen en de uitgever is ook allang failliet. Ook hier moet de erfgoedinstelling heel veel moeite doen om te rechthebbende te achterhalen. Dit lukt in veel gevallen niet.

Het probleem van de verweesde werken staat inmiddels op de agenda. In het rapport “In from the Cold: An assessment of the scope of ‘Orphan Works’ and its impact on the delivery of services to the public” in opdracht van vele vooraanstaande organisaties in the UK wordt het als volgt geformuleerd:

“The huge scale and significant impact of Orphan Works, conservatively estimated to be some 25 million items acrosse public sector organisations, has led to a “locking up” of content with little or no prospect of these items ever making a meaningful contribution to a knowledge economy without potentially complex and costly “Due Diligence” processes.

The flow of the public sector content and the maximisation of the potential of its value is being disrupted”

Ook Viviane Reding, de EU commisaris voor Technologie en Media benoemde het probleem in een toespraak over de toekomst van Digitaal Europa (waar het meer toegespitst wordt op bibliotheken en boeken):

“We should create a modern set of European rules that encourage the digitisation of books. More than 90% of books in Europe’s national libraries are no longer commercially available, because they are either out of print or orphan works (which means that nobody can be identified to give permission to use the work digitally).”

[…]

If we do not reform our European Copyright rules on orphan works and libraries swiftly, digitisation and the development of attractive content offers will not take place in Europe, but on the other side of the Atlantic”

Dat laatste laten Nederlandse erfgoedinstellingen en de Nederlandse overheid zich hopelijk niet gebeuren!

Alvast een advies: Regel de rechten met mensen die zaken willen overdragen nu (en met name ook voor publicatie op internet).

Meer informatie over auteursrecht kunt u vinden in ons Themadossier Auteursrechten.

Het jaarlijkse KVAN-congres stond dit jaar in het teken van ruimte. De opkomst was vele malen groter dan de organisatie had verwacht; zo’n 250 archivarissen en documentalisten reisden af naar Haarlem om twee dagen lang te luisteren naar presentaties die waren onderverdeeld in zes parallelsessies met titels als “Ruimte als structuur”, “Markeer de ruimte”, “Het speelveld van de archivaris”, “(Web)omgeving in beweging”, “Architectuur” en “De internationale ruimte”.

Aangezien ik vooral was geïnteresseerd in hoe archieven met geo-informatie omgaan, schoof ik op de eerste dag aan bij de sessie “Ruimte als structuur”. De spreektijd binnen alle sessies was opvallend ruim; er was maar liefst een uur per spreker gereserveerd. Het gevolg was dat met maar drie lezingen een sessie een hele middag duurde en dat is best een lange zit voor een overwegend algemeen geïnteresseerd publiek. Je zou verwachten dat met een uur spreektijd een onderwerp goed wordt uitgediept, maar de meeste sprekers zochten die ruimte niet op en voor discussie op het einde was er vaak geen tijd meer over. Jammer. Daarnaast lagen de verschillende sessies inhoudelijk zo dicht bij elkaar dat het voor de deelnemers soms nog moeilijk kiezen bleek. En met zulke lange spreekbeurten zat je vervolgens wel minimaal een uur aan je keuze vast.

Wat geo-informatie betreft was de eerste ook meteen de beste lezing. Peter Doorn van DANS toonde in een bloemlezing allerlei voorbeelden uit de alfa-wetenschappen waarbij kaarten, GIS en in bredere zin ook visualisatie van complexe data centraal stonden. Daarnaast stipte hij even het DANS-onderzoek aan naar het gebruik van geo-informatie in de alfa-wetenschappen. Niets nieuws, maar wel een goede introductie. De veelbelovende tweede bijdrage “Geo en DIV, onlosmakelijk verbonden” maakte die titel absoluut niet waar: een uur lang ging het over de gemeentelijke administratie van de gemeente Overbetuwe en pas in de laatste vijf minuten liet de spreker zien dat de ambtenaren nu ook konden zoeken naar gegevens met een gemeentekaart als interface.

Naar de bijdrage van Milco Wansleeben over het e-depot Nederlandse Archeologie werd aandachtig geluisterd omdat dit zeer aansloot op de dagelijkse praktijk van archieven. Grote verbazing uit de zaal viel Wim de Haas van Rijkswaterstaat ten deel. Ondanks een ronkend, nieuw motto ‘Wegen, water, werken’ lijkt digitaal archiveren nog helemaal geen prioriteit te zijn bij de rijksdienst die er voor waakt dat de boel ooit nog eens onder water loopt. De digitale data over infrastructurele werken is naar alle verwachting volkomen onbruikbaar tegen de tijd dat een weg, brug, sluis of dijk moet worden vervangen, bepaald geen geruststellende gedachte.

Wat ik geheel miste was een presentatie waar werd ingegaan op hoe archieven praktisch met geo-informatie aan de slag zouden kunnen. Uit de grote toeloop mag je toch concluderen dat dit onderwerp erg speelt in archievenland, maar suggesties hoe je daar als manager, projectleider of medewerker op in kan inzetten, ontbraken geheel. Grote afwezige bleek WatWasWaar, die in archievenland toch een bekende speler is, maar die blijkbaar niet voor een lezing was uitgenodigd. Toch vreemd met zo’n thema zou je denken.

Met grote instemming werd aan het einde van de eerste dag de Archiefwiki gepresenteerd. Deze wiki is een initiatief van enkele enthousiaste, jonge archivarissen. Zij zijn de drijvende kracht achter de levendige archiefcommunity Archief 2.0 en hebben nu ook de Archiefterminologie integraal overgezet in een wiki-formaat, zodat iedereen de inhoud ervan voortaan kan bediscussiëren en aanpassen. Aan het gefluister in de zaal en tijdens de borrel viel me op dat niet iedereen blij is dat alles nou zo open en redigeerbaar op het internet komt. Hoe hou je als professional zicht op al die ontwikkelingen en is iedereen wel voldoende bekwaam om informatie te wijzigen? Het bleken vragen die ook tijdens de tweede dag bleven spelen.

Die tweede dag ging van start met een enthousiasmerend verhaal door sterrenkundige en wetenschapsjournalist Govert Schilling over de ruimte. Hoewel hij geen sluitend antwoord kon geven op de vraag in zijn eigen titel “Hoe archiveer je de ruimte?” mag duidelijk zijn dat de volumes digitale data die in de astronomie worden verzameld geheel eigen problemen met zich meebrengen. Hoe sla je dat allemaal nog op en hoe komt de data van een telescoop in de bergen van Chili eigenlijk bij een universiteit in bijvoorbeeld Chicago terecht? “Via DHL”, zegt Schilling, het internet is er niet op berekend om al die data digitaal te verzenden dus de koerier bezorgt de data op tapes en harde schijven.

Naast de tot de verbeelding sprekende zwarte gaten en donkere materie bleek de sterrenkunde zowaar een interessante casus voor archieven. Al die sterrenkundigen die niet langer achter de telescoop maar achter een beeldscherm zitten, die in databases met peer-to-peer verbindingen data binnen halen van sterrenwachten, servers die de aanwas van data niet aan kunnen waardoor een gedistribueerd systeem ontstaat – dat zou ook de toekomst van het digitale archief kunnen zijn. Archieven digitaliseren inmiddels op steeds grotere schaal en zetten hun collecties online, de archiefgebruiker logt steeds vaker in op de digitale versie van de studiezaal en tenslotte moet al die data ook duurzaam en veilig worden opgeslagen in e-depots.

Dat in archievenland de digitale ontwikkelingen sneller gaan dan menigeen pakweg dertig jaar geleden kon bevroeden, bleek wel uit de film Het Archief die tijdens het congres getoond. Halverwege de film vraagt de journalist buiten beeld aan de hele dag pijprokende (dat kon toen nog) stadsarchivaris – die overigens alle dagen van de week op pad lijkt om bij oude omaatjes en sportclubs nieuwe archieven op te sporen om aan zijn immer groeiende collectie toe te voegen – of hij misschien ook tv-beelden, geluidsfragmenten of zelfs computerbestanden zou gaan archiveren als die een verhaal over ‘zijn’ stad zouden vertellen. “Daar zijn wel werkgroepen mee bezig, ja”, antwoordde hij. Het zal mijn tijd wel duren, zag je hem denken en hij nam nog maar eens een trekje aan zijn pijp.

Een nieuw onderdeel van Museums and The Web was de zogeheten Un-conference sessie. Het idee hiervoor is ontstaan bij de evaluatie van de vorige conferentie van vorig jaar. Sommige bezoekers gaven aan dat het jammer was dat er niet veel ruimte was om spontaan over enkele actuele onderwerpen te spreken, omdat alle spreektijd als was vergeven via een call for papers die al een half jaar eerder was afgesloten. Bij de Un-conference sessie kan wie maar wil een voorstel doen om met een klein groepje over te praten. Als er voldoende belangstellenden zijn, kan dat groepje aan de slag. Ik heb het voorstel gedaan met een groepje te praten over de overeenkomsten en verschillen tussen musea, archieven en bibliotheken bij digitaliseringsactiviteiten, en gelukkig waren zo’n 10 personen hierin geïnteresseerd.

Wat volgde was een leuk spontaan gesprek over de ervaringen met en ook wel frustraties over de gebrekkige samenwerking tussen MLA (ofwel: BAM: Bibliotheken, Archieven en Musea). De groep was het erover eens dat dergelijke samenwerking niet spontaan tot wasdom zal komen. Er zijn prikkels van buiten nodig om de samenwerking te intensiveren, zoals externe financiering, hoge kosten voor innovatie of gebruikerswensen. Het gemeenschappelijke belang werd vooral gezien in het mogelijk maken van ‘story telling’ over de erfgoedobjecten. Archieven en musea geven beide gevalieerde informatie over een erfgoedobject, maar de insteek of context zal verschillen. Ze vullen elkaar dus goed aan bij het ontsluiten van collecties. Een kwestie waar de groep niet uitkwam: als het in het belang van de gebruiker is dat de collecties op internet worden gebundeld om elkaar te kunnen verrijken, houdt dat dan ook in dat de grenzen tussen de fysieke instellingen gaan vervagen? De verwachting bij sommigen was dat daar toch weinig verandering in zou komen. De reactie van anderen hierop was, dat die verwachting niet realistisch was.

Een uur bleek te kort om het onderwerp goed uit te diepen, en de groep heeft besloten na de conferentie de discussie op internet voort te zetten.

Naschrift 27-4-2009: Inmiddels is voor deze groep een discussielijst aangemaakt. Zie http://listserv.surfnet.nl/archives/alm-digi.html voor meer gegevens over deze lijst en hoe je je erop kunt abonneren.

Met de film DNA brengt het Nationaal Archief haar plannen voor een digitale toekomst in beeld. Het verhaal van het Digitaal Nationaal Archief wordt verteld aan de hand van een gedramatiseerde documentaire, die via de eigen website en YouTube te bekijken is.

De film speelt zich af in de nabije toekomst. Het digitale archief is inmiddels een feit. De hoofdrolspelers Femke (scenarioschrijfster) en Peter (journalist) maken daar bij hun onderzoek dankbaar gebruik van. De onderwerpen van hun onderzoek, het Nederlandse koloniale verleden en de “nieuwe” Deltawet, komen in beeld en illustreren de mogelijkheden en kansen, maar ook de bedreigingen van het digitale tijdperk.

http://www.nationaalarchief.nl/archiefbeheer/DNA/dna-film.flv

Hoe krijg je de aandacht van het management voor het beheer van digitale informatie? Hoe maak je de urgentie hiervan duidelijk? Dat waren twee vragen waarvoor het Gemeentearchief Rotterdam zich met haar project E-depot gesteld zag. Arthur Bueno maakte er een pakkend filmpje bij.

http://www.gemeentearchief.rotterdam.nl/content/images/stories/videos/edepot_gesproken.flv